Muhtıra
Memorandum (kısaltma: memo; Latince memorandum est, "Hatırlanmalı") tipik olarak profesyonel bir ortamda kullanılan yazılı bir mesajdır. Genellikle "memo" olarak kısaltılan bu mesajlar genellikle kısadır ve kolay ve hızlı bir şekilde anlaşılacak şekilde tasarlanmıştır. Memolar bu sayede dinamik ve etkili değişiklikler yapmak için önemli bilgileri verimli bir şekilde iletebilir. ⓘ
Hukukta memorandum, politika memorandumu, mutabakat memorandumu, anlaşma memorandumu veya dernek memorandumu gibi bir işlemin veya sözleşmenin şartlarının bir kaydıdır. İş dünyasında, bir memorandum tipik olarak firmalar tarafından iç iletişim için kullanılırken, mektuplar tipik olarak dış iletişim içindir. ⓘ
Diğer memorandum formatları arasında brifing notları, raporlar, mektuplar ve klasörler yer alır. Bunlar gri literatür olarak kabul edilebilir. Memorandum formatı ofis veya kuruma göre değişebilir. Örneğin, alıcı bir kabine bakanı veya üst düzey bir yönetici ise, format katı bir şekilde tanımlanmış ve bir veya iki sayfa ile sınırlı olabilir. Alıcı bir meslektaş ise, biçimlendirme gereklilikleri genellikle daha esnektir. ⓘ
Muhtıra ya da memorandum, bir kişi ya da grup veyahut kurumun, bir başka kişi, grup ya da kurumu uyarmak amacıyla ona gönderdiği yazılı metin. Aynı zamanda bir anlaşma, sözleşme ya da uzlaşmanın resmî bir özeti ve belgesidir. Resmi ya da iş dünyasına ait kullanım alanları mevcuttur. İletişim amaçlı kullanılır. Hatırlatmaya dayalıdır. Bir konu ile ilgili olayları, gözlemleri, fikirleri içerebilir. Herhangi bir şekil şartı yoktur ancak genel temayül "Kimden", "Kime", "Tarih", "Konu" başlıklarını içeren bir formatta olmasıdır. Bildiriler, raporlar, geçici anlaşmalar, mektuplar memorandum kapsamına girebilir. 1 sayfa ya da daha fazla sayfadan oluşabilir. ⓘ
Temel amacı karara yönelik olan bu belgeler, karar vericilerin karar alma süreçlerine yardım ve süreci hızlandırma yönünde olabileceği gibi bir problemin ortaya konulması şeklinde tespit amaçlı da olabilir. ⓘ
Politika bilgilendirme notu
Belirli bir memorandum türü olan politika brifing notu (çeşitli yetki alanlarında ve yönetim geleneklerinde alternatif olarak politika sorunları belgesi, politika memorandumu veya diğer terimlerin yanı sıra kabine sunumu olarak da adlandırılır), politika analizini siyasi karar alma alanına iletmek için kullanılan bir belgedir. Tipik olarak bir brifing notu "bilgi için" ya da "karar için" şeklinde ifade edilebilir. ⓘ
Terimin kökenleri
"Brifing" teriminin kökeni hukuki "brifingler" ve türevi olan "askeri brifingler "e dayanır. Latince memorandum isminin çoğul hali memoranda'dır, ancak kelimenin İngilizce bir kelime haline geldiği kabul edilirse, memorandums'un çoğulu olan memos kısaltması kullanılabilir. (Ayrıca bakınız Agenda, Corrigenda, Addenda). ⓘ
Amaç
Bir memorandumun birçok önemli amacı vardır. Sorunlara dikkat çekmek ve açık ve özlü iletişim yoluyla bir sorunun çözülmesine yardımcı olmak bunlardan ikisidir. Bilgi notları karar almayı destekler ve "bir karar vericinin belirli bir sorun durumunda analiz olmadan verebileceğinden daha iyi bir karar vermesine yardımcı olur (veya bazen etkiler)". Brifing notunun hizmet edebileceği diğer amaçlar şunlardır: bilgi aktarmak; kararları bilgilendirmek, bir talepte bulunmak, bir soruya yanıt vermek, bir öneride bulunmak, gayri resmi bir rapor sunmak, bir soruna çözüm önermek veya gelecekte kullanılmak üzere bir referansı belgelemek. Memorandumlar kısa itirazlarda bulunmak veya önerilerde bulunmak için kullanılabilir. Kısa bir belgede yer alan bu eylemler, bir kuruluşta olumlu bir etki yaratmak için iş eylemlerini önemli ölçüde hızlandırmaya yardımcı olabilir. ⓘ
Yapı
Politika analizi sürecinin iletişim mekanizması olan bilgilendirme notu, bir politika sorununun tutarlı bir özetini sunmalı, sorunu ele almak için farklı politika seçeneklerini tanımlamalı, karşıt bakış açılarını ifade etmeli ve önerilen bir seçeneği savunmalıdır. Bir bilgilendirme notunun tipik yapısı, önerilen politikanın bir tanımını, ilgili arka plan bilgilerini, temel hususların bir tartışmasını (uygulama endişeleri, mali hususlar, paydaş etkileri ve olası beklenmedik sonuçlar dahil), politikanın lehinde ve aleyhindeki argümanların bir özetini ve önerilen bir kararı içerir. Bir teklifle başlayan ve bu pozisyon için bir argüman oluşturan politika belgeleri daha doğru bir şekilde hükümet beyaz kitabı olarak adlandırılır. Bir politika seçeneğini gündeme getiren ve öneri üzerine bir diyalog başlatmayı amaçlayan bir hükümet yeşil belgesi, ton olarak bir brifing notuna beyaz kitaptan daha çok benzer. ⓘ
Bir bilgi notunun kısa ve öz formatı, her okuyucu için erişilebilirlik sağlamak amacıyla nispeten standartlaştırılmıştır. "Kime", "kimden", "tarih" ve "konu" içeren bir başlıkla açılırlar. Daha sonra metinde bir ara verilir ve bunu büyük olasılıkla notun amacını açıklayan bir açılış paragrafı izler. Daha sonra belgeye bağlam eklenir ve bunu belirli eylemlerin yer aldığı bir bölüm izler. Örnekler arasında "Bakmamı istemiştiniz...." veya "Yeni sonbahar serisini tanıtmanın en iyi yöntemini belirlemek için...." yer alabilir. Eylemleri, mesajı sonuçlandırmadan önce, genellikle bir notun en uzun bölümü olan tartışma izler. ⓘ
Kalite kriterleri
Brifing notu için evrensel bir standart yoktur, ancak genel olarak bir kamu politikası sorununun kısa, tutarlı bir özeti ve önerilen bir eylem yolunu izlemek için açıkça ifade edilmiş bir mantık olduğu anlaşılmaktadır. "Siyasi bir burun ve mantıksal bir beynin yanında, iyi bir hazine [çalışanının] en önemli becerisi iyi bir taslak hazırlama elidir. Özlü, tutarlı ve nüfuz edici not, diğer tüm yeteneklerin nihai ifadesidir." Westminster sistemine dayalı birçok yönetişim ortamında, politika analistlerinden konuyu analiz etmeleri ve tarafsız bir kamu hizmeti perspektifinden brifing notunu yazmaları beklenir. Bununla birlikte, "karar için" brifing notu, "kamu politikasında önemli bir şey söylemenin, açıklanması ve gerekçelendirilmesi gereken değer yargıları gerektirdiğini" kabul ederek bir tavsiye içermelidir. ⓘ
Uygun bir bilgi notunun kısa, öz ve kolay anlaşılır olmasının yanı sıra birkaç önemli özelliği daha vardır. Dinleyici kim olursa olsun, bir notun tarzı ve tonu her zaman profesyonel tutulmalıdır. Bu görgü kuralları, mesajı kim okursa okusun, profesyonelce ve saygılı bir şekilde sunulmasını sağlar. Verimli ve iyi organize edilmiş bir kağıt oluşturmak için numaralandırılmış paragraflara sahip brifing notları da görmek yaygındır. Dijital çağa girildiğinden beri, bir notun sonunda imzaya pek rastlanmamaktadır. Bununla birlikte, önceki yıllarda bir brifing notu elle yazıldığında, genellikle bir imza içeriyordu. Günümüzde, yazarın istemesi halinde bir notu imzalamak veya paraflamak hala kabul edilebilir. ⓘ
Kökeni
Muhtıra, ihtar kökeninden gelmektedir ve ihtar edilen şey anlamını taşımaktadır. Türk Dil Kurumu sözlüğünde, kelime anlamı olarak bir şeyi hatırlatma veya uyarma amacıyla yazılan yazı ifadesi yer almaktadır. Siyasetteki kullanımı ise herhangi siyasi bir konuda bir kişi veya kişilerce, bir başka kişi veya kişilerin uyarılması şeklindedir. Bu yönüyle muhtıra, diplomatik notaya da benzemektedir. Fakat diplomatik nota, adından da anlaşılabileceği gibi diplomatik ilişkilerde, yani uluslararası ilişkilerde geçerlidir. ⓘ
Muhtıra, kelime anlamı olarak Memorandum kelimesi ile benzerlik göstermektedir. Memorandum da, tıpkı muhtıra gibi hatırlatma amacıyla yazılan bir metindir. Fakat muhtıra, memorandumdan farklı olarak uyarı niteliği de taşıyan bir kelimedir ve Türkiye dışında bir kullanım alanı yoktur. Türkiye'deki kullanımı da daha çok askerî kesimin cumhurbaşkanı yoluyla hükûmeti uyarması şeklinde gerçekleşmektedir. Nitekim bugüne kadar verilen muhtıralarda hep aynı yol izlenmiştir. ⓘ
Türkiye'de muhtıra
Türkiye'deki ilk muhtıra, 12 Mart Muhtırasıdır. 12 Mart 1971'de dönemin Genelkurmay Başkanı Orgeneral Memduh Tağmaç, Kara Kuvvetleri Komutanı Orgeneral Faruk Gürler, Hava Kuvvetleri Komutanı Orgeneral Muhsin Batur ve Deniz Kuvvetleri Komutanı Oramiral Celal Eyiceoğlu'nun imzasıyla radyodan okunmuştur. Dönemin cumhurbaşkanı Cevdet Sunay'a gönderilen bu muhtırayla, mevcut hükûmetin yetersizliğine vurgu yapılarak, partiler üstü bir reform hükûmetinin kurulması gerektiği, aksi takdirde Türk Silahlı Kuvvetleri'nin kendilerine verilen yetkiye dayanarak idareyi ele alabileceği, muhtırada dile getirilmiştir. Bir diğer muhtıra ise 27 Aralık Muhtırasıdır. Dönemin Genelkurmay Başkanı Orgeneral Kenan Evren tarafından cumhurbaşkanı Fahri Korutürk'e verilen bu muhtıra ise amacına ulaşmamış ve nihayetinde 12 Eylül darbesi gerçekleşmiştir. Bunun yanı sıra, 28 Şubat sürecinde, Millî Güvenlik Kurulu toplantısı sırasında alınan kararlar da muhtıra olarak kabul edilmektedir . Bir diğer muhtıra ise, e-muhtıra olarak da bilinen 27 Nisan Genelkurmay Başkanlığı Basın Açıklamasıdır. Cumhurbaşkanlığı seçim süreci sırasında yaşanan laikliğe aykırı olaylara karşı olarak yazılan bu yazı ile ilgili olarak, dönemin Genelkurmay Başkanı Orgeneral Yaşar Büyükanıt, metni kendilerinin yazdığını, fakat bunun muhtıra olmadığını dile getirmiştir. ⓘ